Etikklumme #3: Hvordan sikrer vi tavshedspligt ved elektronisk journalskrivning?

Notaterne kan være af særdeles fortrolig karakter, og det foruroliger dem, der henvender sig til Etikrådgivningen, at deres kollegaer uden videre kan læse hinandens journaler.

 

Etikrådgivningen svarer:

I en privat rådgivning skal de almindelige regler i GDPR-lovgivningen overholdes, og det er vigtigt at sørge for, at andre i rådgivningen ikke ”læser med” i journalerne, hvis de ikke skal bruge dem til noget konkret fagligt.

 

Hvem må læse journalnotaterne?

For at overholde GDPR-reglerne og tavshedspligten i forbindelse med journalskrivningen, må notaterne i journalen kun læses af de personer, som oplysningerne er relevante for i forhold til deres konkrete arbejde.

Det vil sige, at andre rådgivere kun må læse journalnotaterne, hvis de indgår i deres konkrete arbejde. For at sikre, at dette overholdes, må lederen eller den dataansvarlig ved stikprøvekontroller eller andet sikre, at ingen kigger med i journalerne, som de ikke har en saglig og relevant grund til at læse i.

 

Hvad må vi skive i journalen?

Inden der skrives journal med personfølsomme oplysninger, må rådgiveren indhente samtykke fra klienten, hvor man fortæller, hvilke oplysninger der skrives om, og hvad de skal bruges til.

I journalnotaterne bør man begrænse antallet af oplysninger og kun skrive det, der er til "udtrykkeligt angivne saglige formål" for rådgivningen.

Det kan være en god idé at få et skriftligt samtykke fra klienten, der tydeligt viser, hvilke oplysninger, der skrives, og hvad de skal bruges til. Man skal nemlig kunne dokumentere, hvem der har givet samtykke, hvornår og hvordan samtykket blev givet, hvad den enkelte har samtykket til, og at samtykket reelt er afgivet frivilligt. Et samtykke kan altid trækkes tilbage af klienten, hvis denne ikke længere ønsker at få opbevaret oplysninger. Når det drejer sig om børn under 15 år, skal man indhente forældrenes samtykke.

 

Hvor længe opbevares journalerne?

Journalnotaterne opbevares så længe, notaterne er nødvendige for samtaleforløbet. Journalen skal slettes kort tid efter at samtaleforløbet er afsluttet. Det skal ske, når I regner med, at klienten ikke vender tilbage enten for at genoptage forløbet, eller for at se journalnotaterne, som de altid har ret til at se.

Mange psykoterapeuter oplever det mangelfuldt at kunne skrive så begrænset i den elektroniske journal.

De vælger derfor at have en lille bog, som de skriver de mest følsomme oplysninger i - og efterfølgende låser den inde i en skuffe for at undgå, at oplysningerne bliver spredt.

Håndskrevne noter er ikke omfattet af GDPR-lovgivningen, men hvis journalen føres elektronisk, og der refereres til noterne, eller noterne henviser til journalen, vil det blive omfattet af datareglerne.

Du kan læse mere om GDPR-reglerne via linket nedenfor.